Kit du dirigeant : présenter Handled en une réunion

Avant la réunion

• Sujets contient vos principaux sujets, chacun avec au moins un responsable. Une première version suffit.
• Tout le monde est invité (Personnes, puis Ajouter des personnes) et s’est connecté une fois.
• Tout le monde peut ouvrir Handled : l’application web, l’application Mac ou Windows depuis handledspace.com, et l’application iPhone ou Android.
• Vous avez sous la main une vraie demande et une vraie petite décision, et un collègue avec qui discuter.
• Vous avez envoyé une demande hier et vu où elle est arrivée.

Le déroulé de 15 minutes

Lisez-le à voix haute. Partagez votre écran.

0:00 Pourquoi (2 minutes)

On perd du temps à se demander qui s’occupe de quoi, et ce qu’on décide en discutant finit par s’oublier. Handled règle ces deux problèmes. On l’essaie pendant un mois.

2:00 Écrire (3 minutes)

Quand vous avez besoin de quelque chose, appuyez sur Écrire quelque chose et dites-le simplement. Vous ne choisissez personne. L’IA trouve le sujet, et la demande va au responsable de ce sujet.

Démo : écrivez votre vraie demande et appuyez sur Envoyer. Lisez l’accusé de réception à voix haute, par exemple « Envoyé – Maria est responsable de « dépenses publicitaires ». » S’il annonce une distribution plus tard, marquez la demande comme Urgent pour que la salle la voie arriver.

5:00 Ma file (2 minutes)

Ma file, c’est la courte liste de ce qui vous attend. Chaque élément dit pourquoi il est arrivé chez vous. Terminé le clôt et prévient la personne qui a demandé. Répondre garde l’échange avec la demande. Pas pour moi le renvoie, et Handled apprend. Si un sujet a plusieurs responsables, tous voient le nouveau travail et l’un d’eux appuie sur Prendre en charge.

Démo : le responsable qui l’a reçue appuie sur Terminé.

7:00 Discuter et Faire le point (4 minutes)

Certaines choses demandent qu’on en discute d’abord. Une discussion est un petit échange avec les personnes que vous choisissez. Personne d’autre ne peut la lire ni la rejoindre.

Démo : lancez une Nouvelle discussion avec votre collègue. Échangez quatre ou cinq messages et mettez-vous d’accord sur une chose. Appuyez sur Faire le point.

L’IA a lu la discussion et préparé un brouillon : ce qu’on a décidé et ce qu’il faut faire. Je le vérifie et je corrige ce qui est faux. Chaque tâche va à moi, à quelqu’un ici qui l’accepte, ou au responsable que Handled trouve.

Démo : parcourez « Qu’avez-vous décidé ? » et « Que faut-il faire ? », choisissez Terminer la discussion et montrez où la tâche est arrivée.

Rien n’est sorti de la discussion avant que je l’approuve.

11:00 Brainstorming et Demander à l’IA (1 minute)

Un Brainstorming est une discussion qui part d’une question. L’IA dessine nos idées sous forme de carte, on met une étoile aux bonnes et on appuie sur Décider. Demander à l’IA répond à vos questions à partir de notre propre travail et des sources que nous connectons. Les sources sont indiquées, et la réponse n’est visible que par vous.

12:00 Trois règles (1 minute)

Un. Ne choisissez pas une personne. Écrivez ce dont vous avez besoin.

Deux. Terminez chaque discussion par Faire le point. Terminer la discussion en est la dernière étape.

Trois. « Pas pour moi », ce n’est pas impoli, au contraire. C’est comme ça que la carte devient juste.

13:00 Questions (2 minutes)

Aujourd’hui, chacun écrit une vraie demande. Pas un test.

La première semaine (dix personnes)

• Jour 1. Chacun écrit une vraie demande. Vous corrigez les mauvais responsables dans Sujets. Comptez-en deux ou trois.
• Jour 2. Chacun vide sa file avec Terminé, Répondre ou Pas pour moi. Vous ouvrez Sujets, puis Vue d’ensemble, et lisez « Ce qui bloque, et pourquoi ».
• Jour 3. Chaque équipe tient une vraie discussion et la termine par Faire le point.
• Jour 4. Un brainstorming sur une question que vous repoussez depuis longtemps. Chacun pose une question dans Demander à l’IA.
• Jour 5. Dix minutes ensemble : ce qui a été résolu, ce qui bloque, ce qui est encore passé par e-mail ou par un message de groupe. Pas de reproches. Corrigez la carte.

Les questions qu’on vous posera

« Comment écrire directement à Maria ? » Pour parler avec Maria, lancez une discussion avec elle. Pour obtenir quelque chose, écrivez ce dont vous avez besoin. Si Maria est responsable du sujet, cela arrive chez Maria. Taper son nom dans la zone de saisie aide à trouver le sujet. Cela ne lui adresse pas la demande.

« Et si cela arrive chez la mauvaise personne ? » Cela arrivera parfois, surtout la première semaine. Cette personne appuie sur Pas pour moi et peut dire qui devrait s’en charger. Handled apprend. Quand l’IA a un doute, elle vous pose une courte question, et si elle ne trouve aucun sujet, c’est vous qui en choisissez un.

« L’IA lit-elle tout ? » Non. Dans une discussion, elle lit les messages lorsque quelqu’un appuie sur Faire le point ou Créer une tâche, et elle lit le premier message pour donner son nom à la discussion. Dans un brainstorming, elle lit ce brainstorming et aucun autre. Une demande écrite est lue une fois pour trouver son sujet, et un administrateur peut désactiver cette attribution dans Paramètres. Demander à l’IA ne cherche que dans ce que la personne qui pose la question a le droit de lire, et ne cherche pas dans les discussions. Les administrateurs n’ont aucun accès supplémentaire aux discussions ni au travail privé. Vos données ne servent pas à entraîner une IA. Deux limites : Handled n’est pas chiffré de bout en bout, et le fournisseur d’IA peut traiter du texte en dehors de l’UE, y compris aux États-Unis. Cela vaut aussi bien pour l’attribution d’une demande à un sujet que pour Faire le point, Brainstorming et Demander à l’IA.

« Quand lancer une discussion et quand écrire ? » Écrivez quand vous savez ce dont vous avez besoin. Discutez quand vous devez d’abord y réfléchir avec quelqu’un. Lancez un brainstorming quand une question a plusieurs réponses possibles.

« Que deviennent les e-mails, Slack et les groupes WhatsApp ? » Handled ne les coupe pas et n’en copie pas le contenu. Gardez-les pour les clients et les échanges informels. Pendant ce mois, le travail entre nous passe par Handled. Si quelque chose a déjà été convenu dans un groupe WhatsApp ou par e-mail, inutile de le retaper. Ouvrez Discussions, choisissez Faire le point sur une conversation et collez-y le texte. L’IA le lit une fois pour préparer le brouillon des décisions et des tâches, et vous êtes la seule personne à voir ce brouillon. Le texte collé est supprimé quand vous approuvez, ou après 24 heures. Ce que vous approuvez reste.

« Peut-on voir quand je suis en ligne ? » Oui. Une pastille verte apparaît sur votre photo tant que Handled est ouvert chez vous, et une pastille orange quand vous avez signalé votre absence. Personne ne voit ce que vous lisez ou écrivez.

« Combien ça coûte ? » Pendant les 30 premiers jours, tout le monde est gratuit. Ensuite, les trois premières personnes restent gratuites, et il y a un prix unique par personne supplémentaire ou agent IA activé, chaque mois. Aucune carte bancaire n’est nécessaire pour commencer. Le prix est indiqué sur la page Tarifs de handledspace.com.