Startpaket för ägaren: presentera Handled på ett möte

Före mötet

• Ämnen innehåller era viktigaste ämnen, vart och ett med minst en ägare. Det behöver inte vara perfekt.
• Alla är inbjudna (Personer, sedan Lägg till personer) och har loggat in en gång.
• Alla kan öppna Handled: webbappen, Mac- eller Windows-appen från handledspace.com och appen för iPhone eller Android.
• Du har en riktig förfrågan och ett litet, riktigt beslut redo, och en kollega att prata med.
• Du skickade en förfrågan igår och såg var den hamnade.

Manus för 15 minuter

Läs det högt. Dela din skärm.

0:00 Varför (2 minuter)

Vi tappar tid på att fråga vem som sköter vad, och det vi kommer överens om när vi pratar glöms bort. Handled löser de två sakerna. Vi provar det i en månad.

2:00 Skriv (3 minuter)

När du behöver något trycker du på Skriv något och säger det med vanliga ord. Du väljer ingen person. AI:n hittar ämnet, och det går till den som äger ämnet.

Demo: skriv din riktiga förfrågan och tryck på Skicka. Läs kvittot högt, till exempel ”Skickat – Maria äger annonskostnader.” Om kvittot anger en senare leveranstid markerar du demon som Brådskande, så att alla i rummet ser den komma fram.

5:00 Min kö (2 minuter)

Min kö är den korta listan över det som behöver dig. Varje ärende säger varför det kom till dig. Klart avslutar det och ger besked till den som bad om det. Svara håller ihop konversationen med förfrågan. Inte mitt skickar tillbaka det och lär Handled något. Om ett ämne har flera ägare ser alla nya ärenden, och en av dem trycker på Ta ansvar.

Demo: ägaren som fick förfrågan trycker på Klart.

7:00 Samtal och Summera (4 minuter)

Vissa saker behöver pratas igenom först. Ett samtal är en liten konversation med de personer du väljer. Ingen annan kan läsa det eller gå med.

Demo: starta ett Nytt samtal med din kollega. Skriv fyra eller fem meddelanden till varandra och kom överens om en sak. Tryck på Summera.

AI:n har läst samtalet och skrivit ett utkast till vad vi bestämde och vad som behöver göras. Jag kontrollerar det och ändrar det som är fel. Varje ärende går till mig, till någon här som tackar ja, eller till den ägare Handled hittar.

Demo: gå igenom ”Vad bestämde ni?” och ”Vad behöver göras?”, välj Avsluta samtalet och visa var ärendet hamnade.

Inget lämnade samtalet förrän jag godkände det.

11:00 Brainstorm och Fråga AI (1 minut)

En Brainstorm är ett samtal som börjar med en fråga. AI:n ritar upp våra idéer som en karta, vi stjärnmärker de bra och trycker på Bestäm. Fråga AI svarar på frågor utifrån vårt eget arbete och de källor vi ansluter. Den visar sina källor, och bara du ser svaret.

12:00 Tre regler (1 minut)

Ett. Välj ingen person. Skriv vad du behöver.

Två. Avsluta varje samtal med Summera. Avsluta samtalet är sista steget där.

Tre. ”Inte mitt” är god ton, inte oartigt. Det är så kartan blir rätt.

13:00 Frågor (2 minuter)

Idag skriver alla en riktig förfrågan. Inget test.

Första veckan (tio personer)

• Dag 1. Alla skriver en riktig förfrågan. Du rättar fel ägare i Ämnen. Räkna med två eller tre.
• Dag 2. Alla tömmer sin kö med Klart, Svara eller Inte mitt. Du öppnar Ämnen, sedan Översikt, och läser ”Har fastnat, och varför”.
• Dag 3. Varje team har ett riktigt samtal och avslutar det med Summera.
• Dag 4. En brainstorm om en fråga ni har skjutit på. Alla ställer en fråga till Fråga AI.
• Dag 5. Tio minuter tillsammans: vad som löstes, vad som har fastnat, vad som ändå gick via e-post eller ett gruppmeddelande. Skäll inte. Rätta kartan.

Frågor som kommer

”Hur skriver jag direkt till Maria?” Vill du prata med Maria startar du ett samtal med henne. Vill du få något gjort skriver du vad du behöver. Om Maria äger ämnet kommer det till Maria. Att skriva hennes namn i rutan hjälper till att hitta ämnet. Det gör inte att förfrågan skickas just till henne.

”Tänk om det hamnar hos fel person?” Det händer ibland, mest under första veckan. Då trycker den personen på Inte mitt och kan säga vem som borde ha det. Handled lär sig. När AI:n är osäker ställer den en kort fråga till dig, och om den inte hittar något ämne väljer du ett.

”Läser AI:n allt?” Nej. I ett samtal läser den meddelandena när någon trycker på Summera eller Skapa ärende, och den läser det första meddelandet för att ge samtalet ett namn. I en brainstorm läser den just den brainstormen och ingen annan. En skriven förfrågan läses en gång för att hitta ämnet, och en administratör kan stänga av den matchningen i Inställningar. Fråga AI söker bara i det som den som frågar får läsa, och den söker inte i samtal. Administratörer får ingen extra åtkomst till samtal eller privata ärenden. Era uppgifter används inte för att träna AI. Två begränsningar: Handled är inte end-to-end-krypterat, och AI-leverantören kan behandla text utanför EU, bland annat i USA. Det gäller lika för att hitta ämnet till en förfrågan, Summera, Brainstorm och Fråga AI.

”När använder jag ett samtal och när skriver jag?” Skriv när du vet vad du behöver. Starta ett samtal när du behöver tänka igenom det med någon först. Brainstorma när en fråga har flera möjliga svar.

”Vad händer med e-post, Slack och WhatsApp-grupper?” Handled stänger inte av dem och kopierar inte in dem. Behåll dem för kunder och småprat. Den här månaden sköter vi arbetet mellan oss i Handled. Om något redan är bestämt i en WhatsApp-grupp eller ett mejl behöver du inte skriva om det. Öppna Samtal, välj Summera ett samtal och klistra in texten. AI:n läser den en gång för att skriva ett utkast till beslut och ärenden, och bara du ser utkastet. Den inklistrade texten raderas när du godkänner, eller efter 24 timmar. Det du godkänner finns kvar.

”Kan andra se när jag är online?” Ja. En grön prick visas på din bild medan du har Handled öppet, och en orange när du är markerad som borta. Ingen ser vad du läser eller skriver.

”Vad kostar det?” De första 30 dagarna är alla gratis. Därefter är de tre första personerna fortsatt gratis, och det är ett pris per ytterligare person eller aktiverad AI-agent per månad. Inget kreditkort behövs för att börja. Priset står på prissidan på handledspace.com.