Leitfaden für die Firmenleitung: Handled in einem Meeting vorstellen

Vor dem Meeting

• Unter Themen stehen eure wichtigsten Themen, und für jedes ist mindestens eine Person zuständig. Grob reicht.
• Alle sind eingeladen (Personen, dann Personen hinzufügen) und haben sich einmal angemeldet.
• Alle können Handled öffnen: die Web-App, die Mac- oder Windows-App von handledspace.com und die iPhone- oder Android-App.
• Du hast eine echte Anfrage und eine kleine echte Entscheidung parat, dazu eine Kollegin oder einen Kollegen für ein Gespräch.
• Du hast gestern eine Anfrage gesendet und gesehen, wo sie gelandet ist.

Das 15-Minuten-Skript

Lies es laut vor. Teile deinen Bildschirm.

0:00 Warum (2 Minuten)

Wir verlieren Zeit mit der Frage, wer wofür zuständig ist. Und was wir im Gespräch vereinbaren, wird vergessen. Handled löst diese zwei Probleme. Wir probieren es einen Monat lang aus.

2:00 Schreiben (3 Minuten)

Wenn ihr etwas braucht, drückt auf Schreib etwas und sagt es in einfachen Worten. Ihr wählt keine Person aus. Die KI findet das Thema, und es geht an die Person, die für dieses Thema zuständig ist.

Demo: Schreib deine echte Anfrage und drück auf Senden. Lies die Bestätigung laut vor, zum Beispiel „Gesendet – Maria ist für Werbekosten zuständig.“ Nennt sie eine spätere Zustellzeit, markiere die Demo als Dringend, damit alle im Raum sehen, wie sie ankommt.

5:00 Meine Liste (2 Minuten)

Meine Liste ist die kurze Liste der Dinge, die auf euch warten. Bei jeder Aufgabe steht, warum sie bei euch gelandet ist. Erledigt schließt sie ab und sagt der Person Bescheid, die gefragt hat. Mit Antworten bleibt die Unterhaltung bei der Anfrage. Nicht meins schickt sie zurück, und Handled lernt daraus. Hat ein Thema mehrere Zuständige, sehen alle die neue Arbeit, und eine Person drückt auf Übernehmen.

Demo: Die zuständige Person, die sie bekommen hat, drückt auf Erledigt.

7:00 Gespräch und Zusammenfassen (4 Minuten)

Manches muss man erst besprechen. Ein Gespräch ist eine kleine Runde mit den Leuten, die ihr auswählt. Niemand sonst kann es lesen oder dazukommen.

Demo: Beginne über Neues Gespräch ein Gespräch mit deiner Kollegin oder deinem Kollegen. Schreibt euch vier oder fünf Nachrichten und einigt euch auf eine Sache. Drück auf Zusammenfassen.

Die KI hat das Gespräch gelesen und entworfen, was wir entschieden haben und was zu tun ist. Ich prüfe das und ändere, was nicht stimmt. Jede Aufgabe geht an mich, an jemanden hier, der sie annimmt, oder an die zuständige Person, die Handled findet.

Demo: Geh „Was habt ihr entschieden?“ und „Was ist zu tun?“ durch, wähle Gespräch beenden und zeig, wo die Aufgabe gelandet ist.

Nichts hat das Gespräch verlassen, bevor ich es freigegeben habe.

11:00 Brainstorming und KI fragen (1 Minute)

Ein Brainstorming ist ein Gespräch, das mit einer Frage beginnt. Die KI zeichnet unsere Ideen als Karte, wir markieren die guten mit einem Stern und drücken auf Entscheiden. KI fragen beantwortet Fragen aus unserer eigenen Arbeit und aus den Quellen, die wir verbinden. Die KI zeigt ihre Quellen, und die Antwort siehst nur du.

12:00 Drei Regeln (1 Minute)

Erstens: Wählt keine Person aus. Schreibt, was ihr braucht.

Zweitens: Beendet jedes Gespräch mit Zusammenfassen. „Gespräch beenden“ ist darin der letzte Schritt.

Drittens: „Nicht meins“ ist höflich, nicht unhöflich. So stimmen am Ende die Zuständigkeiten.

13:00 Fragen (2 Minuten)

Heute schreiben alle eine echte Anfrage. Keinen Test.

Die erste Woche (zehn Personen)

• Tag 1. Alle schreiben eine echte Anfrage. Du korrigierst falsche Zuständigkeiten unter Themen. Rechne mit zwei oder drei.
• Tag 2. Alle arbeiten ihre Liste ab, mit Erledigt, Antworten oder Nicht meins. Du öffnest Themen, dann Übersicht, und liest „Festgefahren – und warum“.
• Tag 3. Jedes Team führt ein echtes Gespräch und beendet es mit Zusammenfassen.
• Tag 4. Ein Brainstorming zu einer Frage, die ihr vor euch herschiebt. Alle stellen eine Frage in KI fragen.
• Tag 5. Zehn Minuten gemeinsam: was gelöst wurde, was festhängt, was noch per E-Mail oder Gruppennachricht lief. Nicht schimpfen. Die Zuständigkeiten korrigieren.

Fragen, die kommen werden

„Wie schreibe ich Maria direkt?“ Um mit Maria zu sprechen, beginne ein Gespräch mit ihr. Um etwas erledigt zu bekommen, schreib, was du brauchst. Ist Maria für das Thema zuständig, landet es bei Maria. Ihr Name in der Box hilft, das Thema zu finden. Er adressiert die Anfrage nicht an sie.

„Was, wenn es bei der falschen Person landet?“ Das passiert manchmal, vor allem in der ersten Woche. Diese Person drückt auf Nicht meins und kann sagen, wer es bekommen soll. Handled lernt daraus. Ist die KI unsicher, stellt sie dir eine kurze Frage, und findet sie kein Thema, wählst du eins.

„Liest die KI alles mit?“ Nein. In einem Gespräch liest sie die Nachrichten, wenn jemand Zusammenfassen oder Aufgabe erstellen wählt, und sie liest die erste Nachricht, um dem Gespräch einen Namen zu geben. In einem Brainstorming liest sie dieses Brainstorming und kein anderes. Eine geschriebene Anfrage wird einmal gelesen, um ihr Thema zu finden, und ein Admin kann diese Zuordnung in den Einstellungen ausschalten. KI fragen durchsucht nur, was die fragende Person lesen darf, und durchsucht keine Gespräche. Admins bekommen keinen zusätzlichen Zugriff auf Gespräche oder private Arbeit. Eure Daten werden nicht für KI-Training genutzt. Zwei Grenzen: Handled ist nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt, und der KI-Anbieter kann Text außerhalb der EU verarbeiten, auch in den USA. Das gilt gleichermaßen für die Zuordnung einer Anfrage zu einem Thema, für Zusammenfassen, Brainstorming und KI fragen.

„Wann nehme ich ein Gespräch, und wann schreibe ich?“ Schreib, wenn du weißt, was du brauchst. Nimm ein Gespräch, wenn du es erst mit jemandem durchdenken musst. Nimm ein Brainstorming, wenn es eine Frage mit mehreren möglichen Antworten gibt.

„Was wird aus E-Mail, Slack und WhatsApp-Gruppen?“ Handled schaltet sie nicht ab und kopiert sie nicht herein. Behaltet sie für Kunden und zum Plaudern. In diesem Monat läuft die Arbeit zwischen uns über Handled. Wurde etwas schon in einer WhatsApp-Gruppe oder per E-Mail vereinbart, musst du es nicht abtippen. Öffne Gespräche, wähle Ein Gespräch zusammenfassen und füg es ein. Die KI liest es einmal, um die Entscheidungen und Aufgaben zu entwerfen, und nur du siehst den Entwurf. Der eingefügte Text wird gelöscht, wenn du freigibst, oder nach 24 Stunden. Was du freigibst, bleibt.

„Können andere sehen, wann ich online bin?“ Ja. Ein grüner Punkt erscheint an deinem Profilbild, solange du Handled geöffnet hast, und ein orangefarbener, solange du als abwesend markiert bist. Niemand sieht, was du liest oder schreibst.

„Was kostet das?“ In den ersten 30 Tagen sind alle kostenlos. Danach bleiben die ersten drei Personen kostenlos, und es gibt einen Preis pro weiterer Person oder aktiviertem KI-Agenten und Monat. Zum Start ist keine Kreditkarte nötig. Der Preis steht auf der Preisseite von handledspace.com.