Kit de presentación: explica Handled en una reunión

Antes de la reunión

• Temas contiene vuestros temas principales, cada uno con al menos un responsable. No hace falta que esté perfecto.
• Todo el mundo está invitado (Personas y luego Añadir personas) y ha iniciado sesión una vez.
• Todo el mundo puede abrir Handled: la aplicación web, la aplicación para Mac o Windows de handledspace.com y la aplicación para iPhone o Android.
• Tienes preparadas una petición real y una decisión real y pequeña, y a un compañero con quien hablar.
• Ayer enviaste una petición y viste adónde fue.

El guion de 15 minutos

Léelo en voz alta. Comparte tu pantalla.

0:00 Por qué (2 minutos)

Perdemos tiempo preguntando quién lleva cada cosa, y lo que acordamos hablando se olvida. Handled arregla esas dos cosas. Vamos a probarlo un mes.

2:00 Escribir (3 minutos)

Cuando necesitéis algo, pulsad Escribe algo y decidlo con palabras normales. No elegís a nadie. La IA encuentra el tema, y la petición llega a quien se encarga de ese tema.

Demostración: escribe tu petición real y pulsa Enviar. Lee el recibo en voz alta, por ejemplo «Enviado – María se encarga de publicidad.» Si indica una hora de entrega posterior, marca la demostración como Urgente para que todos la vean llegar.

5:00 Mi lista (2 minutos)

Mi lista es la lista corta de lo que os necesita. Cada asunto dice por qué os ha llegado. Hecho lo termina y avisa a quien lo pidió. Responder mantiene la conversación junto a la petición. No es mío lo devuelve y enseña a Handled. Si un tema tiene varios responsables, todos ven el trabajo nuevo y uno pulsa Me encargo.

Demostración: quien ha recibido la petición pulsa Hecho.

7:00 Charla y Resumir (4 minutos)

Hay cosas que primero hay que hablar. Una charla es una conversación pequeña con las personas que elegís. Nadie más puede leerla ni entrar en ella.

Demostración: empieza una Nueva charla con tu compañero. Intercambiad cuatro o cinco mensajes y acordad una cosa. Pulsa Resumir.

La IA ha leído la charla y ha redactado lo que hemos decidido y lo que hay que hacer. Yo lo reviso y cambio lo que esté mal. Cada tarea va a mí, a alguien de aquí que la acepte o a quien Handled vea que se encarga del tema.

Demostración: repasa «¿Qué decidisteis?» y «¿Qué hay que hacer?», elige Terminar la charla y enseña adónde ha ido la tarea.

Nada ha salido de la charla hasta que yo lo he aprobado.

11:00 Lluvia de ideas y Preguntar a la IA (1 minuto)

Una Lluvia de ideas es una charla que empieza con una pregunta. La IA dibuja nuestras ideas en un mapa, marcamos las buenas con una estrella y pulsamos Decidir. Preguntar a la IA responde preguntas a partir de nuestro propio trabajo y de las fuentes que conectemos. Enseña sus fuentes, y la respuesta solo la ve quien pregunta.

12:00 Tres reglas (1 minuto)

Una. No elijáis a una persona. Escribid lo que necesitáis.

Dos. Terminad cada charla con Resumir. Terminar la charla es el último paso dentro de Resumir.

Tres. «No es mío» es buena educación, no una grosería. Así se va afinando el mapa.

13:00 Preguntas (2 minutos)

Hoy, cada uno escribe una petición real. No una prueba.

La primera semana (diez personas)

• Día 1. Cada persona escribe una petición real. Tú corriges los responsables equivocados en Temas. Cuenta con dos o tres.
• Día 2. Cada persona vacía su lista con Hecho, Responder o No es mío. Tú abres Temas, luego Vista general, y lees «Atascado, y por qué».
• Día 3. Cada equipo tiene una charla real y la termina con Resumir.
• Día 4. Una lluvia de ideas sobre una pregunta que lleváis tiempo aplazando. Cada persona le pregunta una cosa a Preguntar a la IA.
• Día 5. Diez minutos juntos: qué se resolvió, qué está atascado, qué se siguió haciendo por correo o en un mensaje de grupo. No regañes. Corrige el mapa.

Preguntas que te harán

«¿Cómo le escribo directamente a María?» Para hablar con María, empieza una charla con ella. Para que algo se haga, escribe lo que necesitas. Si María se encarga del tema, le llega a María. Escribir su nombre en el cuadro ayuda a encontrar el tema. No dirige la petición a ella.

«¿Y si llega a la persona equivocada?» Pasará alguna vez, sobre todo la primera semana. Esa persona pulsa No es mío y puede decir quién debería tenerlo. Handled aprende. Cuando la IA no está segura, te hace una pregunta corta, y si no encuentra ningún tema, lo eliges tú.

«¿La IA lo lee todo?» No. En una charla, lee los mensajes cuando alguien pulsa Resumir o Crear tarea, y lee el primer mensaje para ponerle nombre a la charla. En una lluvia de ideas, lee esa lluvia de ideas y ninguna otra. Una petición escrita se lee una vez para encontrar su tema, y un administrador puede desactivar esa asignación en Ajustes. Preguntar a la IA busca solo en lo que puede leer quien pregunta, y no busca en las charlas. Los administradores no tienen acceso adicional a las charlas ni al trabajo Privado. Vuestros datos no se usan para entrenar IA. Dos límites: Handled no tiene cifrado de extremo a extremo, y el proveedor de IA puede procesar texto fuera de la UE, también en Estados Unidos. Eso vale por igual para encontrar el tema de una petición, Resumir, Lluvia de ideas y Preguntar a la IA.

«¿Cuándo uso una charla y cuándo escribo?» Escribe cuando sabes lo que necesitas. Usa una charla cuando antes necesitas pensarlo con alguien. Usa una lluvia de ideas cuando hay una pregunta con varias respuestas posibles.

«¿Qué pasa con el correo, Slack y los grupos de WhatsApp?» Handled no los apaga ni copia lo que hay en ellos. Seguid usándolos para los clientes y para lo personal. Este mes, el trabajo entre nosotros va en Handled. Si algo ya se acordó en un grupo de WhatsApp o en un correo, no hace falta volver a escribirlo. Abre Charlas, elige Resumir una conversación y pégalo. La IA lo lee una vez para redactar las decisiones y las tareas, y el borrador solo lo ves tú. El texto pegado se elimina cuando apruebas, o a las 24 horas. Lo que apruebas se queda.

«¿Los demás ven cuándo estoy conectado?» Sí. Un punto verde aparece en tu foto mientras tienes Handled abierto, y uno naranja mientras estás marcado como fuera. Nadie ve lo que estás leyendo o escribiendo.

«¿Cuánto cuesta?» Durante los primeros 30 días todo el mundo es gratis. Después, las tres primeras personas siguen siendo gratis y hay un precio único al mes por cada persona adicional o agente de IA activado. No hace falta tarjeta de crédito para empezar. El precio está en la página de precios de handledspace.com.