Kit per il titolare: presenta Handled in una riunione

Prima della riunione

• Argomenti contiene i vostri argomenti principali, ognuno con almeno un responsabile. Va bene anche una prima versione.
• Tutti sono stati invitati (Persone, poi Aggiungi persone) e hanno fatto l’accesso almeno una volta.
• Tutti possono aprire Handled: l’app web, l’app per Mac o Windows da handledspace.com e l’app per iPhone o Android.
• Hai pronte una richiesta vera e una piccola decisione vera, e un collega con cui parlarne.
• Ieri hai inviato una richiesta e hai visto dove è andata.

Il copione da 15 minuti

Leggilo ad alta voce. Condividi lo schermo.

0:00 Perché (2 minuti)

Perdiamo tempo a chiederci chi si occupa di cosa, e quello che concordiamo a voce finisce dimenticato. Handled risolve queste due cose. Lo proviamo per un mese.

2:00 Scrivere (3 minuti)

Quando vi serve qualcosa, premete Scrivi qualcosa e ditelo con parole semplici. Non scegliete una persona. L’IA trova l’argomento, e la richiesta va a chi si occupa di quell’argomento.

Demo: scrivi la tua richiesta vera e premi Invia. Leggi la ricevuta ad alta voce, per esempio “Inviato – Maria si occupa di spese pubblicitarie.” Se indica un orario di consegna successivo, segna la demo come Urgente, così tutti la vedono arrivare.

5:00 La mia coda (2 minuti)

La mia coda è la breve lista delle cose che hanno bisogno di voi. Ognuna dice perché è arrivata a voi. Fatto la chiude e avvisa chi l’ha chiesta. Rispondi tiene la conversazione insieme alla richiesta. Non è mio la rimanda indietro e insegna qualcosa a Handled. Se un argomento ha più responsabili, tutti vedono il nuovo lavoro e uno preme Prendi in carico.

Demo: il responsabile che l’ha ricevuta preme Fatto.

7:00 Discussione e Fai il punto (4 minuti)

Di alcune cose bisogna prima parlare. Una discussione è una piccola conversazione con le persone che scegliete voi. Nessun altro può leggerla o entrarci.

Demo: avvia una Nuova discussione con il tuo collega. Scambiatevi quattro o cinque messaggi e mettetevi d’accordo su una cosa. Premi Fai il punto.

L’IA ha letto la discussione e ha preparato una bozza di quello che abbiamo deciso e di quello che c’è da fare. Io la controllo e correggo quello che non va. Ogni attività va a me, a qualcuno qui che la accetta, oppure al responsabile che Handled trova.

Demo: passa per “Che cosa avete deciso?” e “Che cosa c’è da fare?”, scegli Concludi la discussione e mostra dove è arrivata l’attività.

Niente è uscito dalla discussione finché non l’ho approvato io.

11:00 Brainstorming e Chiedi all’IA (1 minuto)

Un Brainstorming è una discussione che parte da una domanda. L’IA disegna le nostre idee come una mappa, noi mettiamo una stella a quelle buone e premiamo Decidi. Chiedi all’IA risponde alle domande partendo dal nostro lavoro e dalle fonti che colleghiamo. Mostra le fonti, e la risposta la vedete solo voi.

12:00 Tre regole (1 minuto)

Uno. Non scegliete una persona. Scrivete quello che vi serve.

Due. Chiudete ogni discussione con Fai il punto. Concludi la discussione è l’ultimo passo al suo interno.

Tre. “Non è mio” è buona educazione, non scortesia. È così che la mappa diventa giusta.

13:00 Domande (2 minuti)

Oggi ognuno scrive una richiesta vera. Non una prova.

La prima settimana (dieci persone)

• Giorno 1. Ognuno scrive una richiesta vera. Tu correggi i responsabili sbagliati in Argomenti. Aspettatene due o tre.
• Giorno 2. Ognuno svuota la propria coda con Fatto, Rispondi o Non è mio. Tu apri Argomenti, poi Panoramica, e leggi “Cosa è bloccato e perché”.
• Giorno 3. Ogni team fa una discussione vera e la chiude con Fai il punto.
• Giorno 4. Un brainstorming su una domanda che rimandate da tempo. Ognuno fa una domanda a Chiedi all’IA.
• Giorno 5. Dieci minuti insieme: cosa è stato risolto, cosa è bloccato, cosa è passato ancora per email o per un messaggio di gruppo. Niente rimproveri. Correggi la mappa.

Le domande che ti faranno

“Come scrivo direttamente a Maria?” Per parlare con Maria, avvia una discussione con lei. Per far fare qualcosa, scrivi quello che ti serve. Se dell’argomento si occupa Maria, arriva a Maria. Scrivere il suo nome nel riquadro aiuta a trovare l’argomento. Non indirizza la richiesta a lei.

“E se va alla persona sbagliata?” Succederà, ogni tanto, soprattutto nella prima settimana. Quella persona preme Non è mio e può dire a chi dovrebbe andare. Handled impara. Quando l’IA non è sicura ti fa una domanda breve, e se non trova un argomento lo scegli tu.

“L’IA legge tutto?” No. In una discussione legge i messaggi quando qualcuno preme Fai il punto o Crea attività, e legge il primo messaggio per dare un nome alla discussione. In un brainstorming legge quel brainstorming e nessun altro. Una richiesta scritta viene letta una volta per trovarne l’argomento, e un amministratore può disattivare questo smistamento in Impostazioni. Chiedi all’IA cerca solo in ciò che chi fa la domanda può leggere, e non cerca nelle discussioni. Gli amministratori non hanno alcun accesso in più alle discussioni o al lavoro privato. I vostri dati non vengono usati per addestrare l’IA. Due limiti: Handled non ha la crittografia end-to-end, e il fornitore dell’IA può elaborare il testo fuori dall’UE, anche negli Stati Uniti. Vale allo stesso modo per trovare l’argomento di una richiesta, per Fai il punto, per Brainstorming e per Chiedi all’IA.

“Quando uso una discussione e quando scrivo?” Scrivi quando sai di cosa hai bisogno. Avvia una discussione quando prima devi ragionarci con qualcuno. Fai un brainstorming quando c’è una domanda con più risposte possibili.

“Che fine fanno le email, Slack e i gruppi WhatsApp?” Handled non li spegne e non ne copia il contenuto. Teneteli per i clienti e per le chiacchiere. Per questo mese, il lavoro tra di noi passa da Handled. Se qualcosa è già stato concordato in un gruppo WhatsApp o in un’email, non serve riscriverlo. Apri Discussioni, scegli Fai il punto su una conversazione e incollalo. L’IA lo legge una volta per preparare la bozza di decisioni e attività, e la bozza la vedi solo tu. Il testo incollato viene eliminato quando approvi, oppure dopo 24 ore. Quello che approvi resta.

“Gli altri vedono quando sono online?” Sì. Sulla tua foto compare un pallino verde mentre hai Handled aperto, e uno arancione mentre risulti assente. Nessuno vede cosa stai leggendo o scrivendo.

“Quanto costa?” Per i primi 30 giorni tutti sono gratis. Dopo, le prime tre persone restano gratis e c’è un prezzo unico al mese per ogni persona in più o agente IA attivato. Per iniziare non serve la carta di credito. Il prezzo è nella pagina dei prezzi su handledspace.com.