Eure Arbeit.
Geschützter Zugriff.

Zugriff folgt der Zuständigkeit

Zugriffskontrollen in der Datenbank trennen die Daten jeder Firma. Mitglieder der Firma können öffentliche Arbeit lesen. Gäste lesen öffentliche Arbeit in den Themen, für die sie freigeschaltet sind, sowie ihre eigenen Beiträge.

Private Arbeit sehen nur die Person, die sie geschrieben hat, und die aktuell Zuständigen des Themas. Admins haben keine automatische Leseausnahme. Antworten und Anhänge folgen den Zugriffsregeln des Beitrags.

Zugriffsänderungen erreichen Geräte ohne Verbindung, sobald sie wieder online sind. Handled ist nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

Datenstandort und Anbieter

Eure Daten werden in der EU (Frankfurt) gespeichert und nie für KI-Training genutzt. Dort liegen die Datenbank und der Speicher für Anhänge; Handled funktioniert aus den USA oder von überall sonst genauso. Die API läuft bei Railway in der EU (Niederlande) und verarbeitet dort die Inhalte der Anfragen. Web-Hosting, E-Mail und das KI-Modell, das Beiträge Themen zuordnet, Zusammenfassungen entwirft, Brainstorming-Karten zeichnet und in „KI fragen“ antwortet, können Daten außerhalb der EU verarbeiten, auch in den USA; eine Firma kann die KI-Zuordnung ausschalten. Eine reine EU-Verarbeitung bietet Handled nicht an.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag nennt Anbieter, Übermittlungsregelungen und Einschränkungen, darunter kontospezifische Schutzmaßnahmen und Aufbewahrungsfristen, die noch nicht verifiziert sind.

Anmeldung und Geräteschutz

Web- und Desktop-Verbindungen laufen über HTTPS. Die Verbindung zur Produktionsdatenbank prüft ihr TLS-Zertifikat. Anmeldelinks per E-Mail gelten einmal und laufen nach 15 Minuten ab; der Server speichert Hashes von Anmelde- und Sitzungstokens.

Die Anmeldung mit Google ist verfügbar, wenn sie eingerichtet ist. Die Anmeldung mit Microsoft ist derzeit nicht verfügbar; Verbindungen zum Microsoft-Verzeichnis sind eine eigene Funktion. Handled bietet keinen eigenen zweiten Faktor und kein Enterprise-Single-Sign-on. Dein Identitätsanbieter kann eigene Anmelderegeln durchsetzen.

Die native App verschlüsselt die gespeicherten Daten deiner Firma und nutzt den Schlüsselspeicher des Betriebssystems. Der Speicher im Browser hat diesen nativen Verschlüsselungsschutz nicht. Schütze den Zugang zu deinem Gerät und zu allen Dateien, die du herunterlädst oder exportierst.

KI und verbundene Dienste

Eingerichtete KI kann Arbeit zuordnen und Vorschläge vorbereiten. Angeforderte Einrichtung, Unterstützung in Unterhaltungen und delegierte Agentenaktionen können relevanten Kontext an einen Modellanbieter senden. Menschen prüfen Einrichtungsvorschläge und geben Agentenergebnisse frei. KI-Ergebnisse können falsch sein und brauchen eine Prüfung.

Verzeichnisverbindungen nutzen reinen Lesezugriff und bereiten Entwürfe zur Prüfung vor. Ein Import lädt niemanden automatisch ein und ändert keine Zuständigkeiten. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt von der Einrichtung ab. Die KI-Zweckerklärung und die Datenschutzerklärung beschreiben die betroffenen Daten.

Export und Löschung

Berechtigte Admins können verfügbare Datensätze als JSON exportieren. Der Export enthält die Metadaten der Anhänge; die Dateien selbst brauchen separate berechtigte Downloads. Melde dich bei uns, wenn diese Werkzeuge für die Rückgabe eurer Daten nicht ausreichen.

Personenbezogene Daten in der Firma werden innerhalb von 30 Tagen nach Schließung des Kontos aus dem aktiven Dienst gelöscht. Für einzelne Löschanfragen gilt eine eigene Karenzzeit von 7 Tagen. Der Entzug des Zugriffs allein löscht keine Daten der Firma, und aufbewahrte Texte der Firma können eine Person weiterhin identifizieren.

Für von Handled verwaltete Wiederherstellungsarchive gilt eine eigene Frist von 35 Tagen nach der Löschung im aktiven Dienst. Kopien bei Anbietern und Betriebsaufzeichnungen haben andere Fristen und Ausnahmen. Siehe den Aufbewahrungsplan. Früher vereinbarte weitergehende Löschrechte bleiben in Kraft.

Sicherheitsinformationen

Wir unterstützen eure Sicherheitsprüfung gern – wir teilen verfügbare Sicherheitsdokumentation und beantworten die Fragen eurer Firma. Handled hat eine interne adversariale Sicherheitsprüfung abgeschlossen und die Befunde bearbeitet; die hier und im AVV beschriebenen Schutzmaßnahmen werden laufend gepflegt.

Der AVV beschreibt unsere Datenschutzzusagen, Aufbewahrungsgrenzen und Schutzmaßnahmen. Die Nutzungsbedingungen enthalten die kommerziellen Zusagen. Diese Seite ersetzt diese Vereinbarungen nicht.

Optionale Outlook-Prüfungen

Das Verbinden von Outlook aktiviert keine Hintergrundprüfungen. Wo verfügbar, kann jede Person Prüfungen ihres eigenen Posteingangs und gesendeter Nachrichten aktivieren, private Vorschläge prüfen und Antwortentwürfe vorbereiten. Es werden weder Antworten gesendet noch Aufgaben für die Firma automatisch veröffentlicht.

Vorschläge und Belegauszüge werden verschlüsselt, sind nur dieser Person zugänglich und laufen nach 30 Tagen ab. Schlüsselbasierte Ablehnungsmerkmale enthalten keinen Nachrichtentext und laufen nach 90 Tagen ab. Personen können Prüfungen pausieren oder ausschalten, Outlook trennen und eigene Vorschläge nach Prüfung des Quellenzugriffs exportieren. Datenschutzerklärung und AVV beschreiben Modellverarbeitung und gesonderte Backup-Aufbewahrung.